Загальний відділ

Керівний склад, структура загального відділу апарату міської ради та виконкому та графік роботи.

 

посада	ПІБ	контакти  (тел., e-mail)	№ каб., поверх
Начальник загального відділу апарату міської ради та виконкому	МИКИТИН Вікторія Іванівна	6-28-51 mpmvk@mpmr.gov.ua	кабінет № 29 ІІІ поверх
Головний спеціаліст загального відділу апарату міської ради та виконкому	КОРОЛЕНКО Людмила Іванівна	6-28-51 mpmvk@mpmr.gov.ua	кабінет № 29 ІІІ поверх
Секретар міського голови	ВОЙТОВА Альбіна Ігорівна	6-27-33	кабінет № 19 приймальня ІІ поверх
Секретар першого заступника міського голови	МОТОРІНА Тетяна Сергіївна	6-34-31	кабінет № 26 ІІІ поверх
Завідувач господарством загального відділу апарату міської ради та виконкому	ШЕЛІСТ Олег Володимирович	-	IV поверх
Водій загального відділу апарату міської ради та виконкому	РЯБОВ Андрій Анатолійович	-	-

 

Графік роботи загального відділу апарату міської ради та виконкому

 

Дні тижня	Графік роботи	Обідня перерва
понеділок - четвер	08:00 – 17:15	13:00 – 14:00
п’ятниця	08:00 – 16:00
субота і неділя	вихідні дні

 

 

1. Положення про відділ.

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ  апарату міської ради та  виконкому

                                                                           І.    ЗАГАЛЬНІ  ЗАСАДИ

1.1.Загальний відділ є структурним підрозділом апарату міської ради та виконкому  і безпосередньо підпорядковується керуючому справами виконкому.
1.2. Загальний відділ (надалі – відділ) утворюється для чіткої організації роботи по діловодству в міській раді.
1.3. Структура і штати відділу затверджуються  рішенням міської  ради  за поданням  міського голови.
1.4. До складу відділу входять: начальник відділу, головний спеціаліст , провідний спеціаліст,  секретар міського голови, водій, завгосп.
1.5. У своїй діяльності відділ керується чинним законодавством, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями  голови облдержадміністрації, рішеннями обласної ради та міської ради, розпорядженнями міського голови, Єдиної державної системи діловодства і державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, регламентом міської ради, регламентом виконкому міської ради  та цим Положенням.
1.6. Робота відділу планується у відповідності до плану роботи міської ради.

 

2. ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ ВІДДІЛУ Є:
   2.1. Забезпечення правильного ведення діловодства  міської ради та виконкому у відповідності з основними положеннями Єдиної державної системи діловодства, примірної Інструкції з діловодства, затвердженої Постановою КМУ від 30.11.2011р. № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої     влади ”, регламенту міської ради та виконкому.
   2.2. Забезпечення методичного керівництва по організації роботи з документами  в управліннях, відділах, інших підрозділах міської ради та виконкому .
   2.3. Розробка на основі аналізу і впровадження заходів, спрямованих на вдосконалення роботи по організації діловодства в міській раді.
   2.4. Забезпечення обліку та контролю за проходженням вхідних, вихідних і внутрішніх документів, їх зберігання та передача в установленому порядку до міського державного архіву.

2.5. Складання узагальненої номенклатури справ апарату міської ради та виконкому  та своєчасна передача її на затвердження  міським головою.
2.6. Підготовка, при необхідності, пропозицій про зміну у регламенті роботи міської ради та виконкому  в частині, що стосується відділу.
2.7. Організація роботи по підвищенню кваліфікації працівників відділу та ознайомлення відповідальних працівників міської ради, що прийняті на роботу, з регламентом роботи міської ради та виконкому .
2.8. Організація роботи по підвищенню кваліфікації працівників, які ведуть діловодства в управліннях, відділах, інших підрозділах міської ради.
2.9.  Забезпечення керівного складу відділів та управлінь апарату міської ради та виконкому канцтоварами.
2.10. Ведення обліку, збереження та списання матеріальних цінностей у відділах та управліннях апарату міської ради та виконкому.
2.11. Проведення інвентаризації згідно розпорядження міського голови.

                                                                III. ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ ВІДДІЛ:
3.1. Здійснює прийом вхідної, вихідної кореспонденції, її попередній розгляд, реєстрацію та підготовку документів для доповіді міському голові.
3.2. Готує перелік документів, що не підлягають реєстрації.
3.3. Організовує ознайомлення з документами осіб, зазначених у резолюції міського голови у терміни, визначені регламентом.
3.4. Передає документи, розглянуті міським головою, для виконання у відділи, управління, інші підрозділи міської ради.
3.5. Здійснює облік документів, що надійшли в міську раду з поміткою «Для службового користування»,  контроль за їх проходженням та зберігання.
3.6.  Формує справи у відповідності з номенклатурою апарату міської ради  і виконкому та готує їх для передачі на зберігання в державний архів.
3.7. Забезпечує належне зберігання протоколів сесій міської ради та виконкому , розпоряджень міського голови та інших службових документів.
3.8. Готує списки телефонів відповідальних працівників міської ради, управлінь, відділів, інших підрозділів міської ради, вносить до них зміни та надсилає їх за призначенням.
3.9. Видає за клопотанням зацікавлених установ, організацій чи окремих службових осіб, з дозволу міського голови, керуючого справами виконкому, копії з архівних документів.
3.10. Надає завірені копії документів, що виготовлені у міській раді та виконкомі по розпорядженню міського голови, керуючого справами виконкому.

4. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО:
   4.1. Здійснювати контроль за дотриманням регламенту міської ради  та виконкому, відділами, управліннями, службами в частині питань, що стосуються його компетенції.
   4.2. Перевіряти якість підготовки і оформлення документів, що подаються на підпис міському голові.
   4.3. З метою надання методичної і практичної допомоги в організації роботи з документами вивчати її стан у відділах, управліннях, інших підрозділах міської ради.
   4.4. Знімати з контролю документи, за умови наявності інформації про повне і вчасне вирішення всіх передбачених завдань, без передачі їх особам, які давали доручення по виконанню.
   4.5. Працівники відділу, під час виконання своїх службових обов’язків, мають право відвідувати управління, відділи, інші підрозділи міської ради, безперешкодно знайомитись у них зі станом роботи з документами.
   4.6. Відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з відділами апарату, управліннями, іншими підрозділами міської ради, а також з підприємствами, установами, організаціями.
   4.7. Відділ очолює  начальник , який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою з додержанням вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
   4.8. Призначення    працівників відділу на посади, що віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування , здійснюється шляхом конкурсного відбору, або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.
   4.9. Прийняття працівників відділу на посаду, що не віднесена до категорії посадових осіб , та звільнення їх з роботи здійснюється міським головою за поданням начальника відділу відповідно до законодавства про працю.
5. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ:
   5.1. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і персонально відповідає за належну організацію роботи, за своєчасне і якісне виконання покладених на відділ завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників відділу.
   5.2. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності їх праці. Сприяє підвищенню їх ділової кваліфікації.
   5.3. Забезпечує ділові контакти відділу з відділами апарату, управліннями, іншими підрозділами міської ради.
   5.4. Попередньо ознайомлюється з документами, відібраними для подання на розгляд міському голові.
   5.5. Відповідає за організацію перевірки якості оформлення документів, що подаються на підпис міському голові.
   5.6. Організовує за дорученням міського голови чи керуючого справами виконкому підготовку, спільно з іншими підрозділами міської ради, розпоряджень, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції відділу.
   5.7. Організовує перевірки виконання регламенту роботи міської ради у відділах апарату міської ради в частині, що стосується відділу та доповідає  про їх результати і вносить пропозиції щодо поліпшення в них роботи з документами керуючому справами виконкому.
   5.8. Начальник відділу несе відповідальність за організацію обліку, зберігання і контролю за законністю використання  печатки та штампів загального відділу.
6. Актуальна інформація.

 

Інформація

про стан роботи з документами у апараті

Могилів-Подільської міської ради та її виконавчих органів

за І півріччя 2018 року

 

До Виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради за І півріччя 2018  року надійшло 2185 документів, що на 5,6 % більше аналогічного періоду 2017 року (2069). Взято на контроль 749 документів. Питома вага контрольних документів в загальному обсязі вхідної кореспонденції складає 34,3 %.

За видами документів надійшло:

• розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень обласної Ради – 91,

                   з них контрольних – 41 розпорядження;

документів  від вищих органів виконавчої влади, установ організацій, підприємств – 2050, з них контрольних – 708;

• листів-відповідей – 44.

 

Найбільша частка документів надійшла на опрацювання до:

• Центру надання адміністративних послуг міської ради –        17,2 %;
• УЖКГ міської ради -        12,6%;
• УПСЗН міської ради -        12,4%
• Юридичного відділу апарату міської ради та виконкому -        10,7 %;
• Управління економіки міської ради -        10,1%;
• Управління НС міської ради -        9,4 %;
• ВІДтаКГ апарату міської ради та виконкому -        8,3%                                                             

Листування структурних підрозділів апарату міської ради та виконкому за І півріччя 2018 року склало 1686 листів, що на 13% менше аналогічного періоду 2017 року (1947).

Протягом звітного періоду зареєстровано 189 розпоряджень міського голови з основної діяльності, а це на 9% більше ніж за минуле півріччя (172).

 

Заведено 29  контрольних справ, а саме, на виконання:

• розпоряджень голови облдержадміністрації -        16
• доручень голови облдержадміністрації -        2
• актів вищих органів виконавчої влади -        11

 

В цілому на особливому  контролі у відділі перебувало 194 документи, на які заведено контрольні справи, зокрема:

• розпоряджень голови облдержадміністрації -        69
• доручень голови облдержадміністрації -        19
• актів вищих органів виконавчої влади -        106

 

Основними питаннями в контрольних розпорядчих документах  були:

• погашення заборгованості із виплати заробітної плати;
• соціально-економічний розвиток Вінницької області;
• організація та проведення державних свят;
• використання бюджетних коштів, фінансово-бюджетна дисципліна.

 

Працівниками міської ради та його виконавчого комітету на виконання даних документів  в установлені терміни було надано 352 відповіді.  Вживаються заходи щодо своєчасного і якісного їх розгляду.

                  Загальним відділом зареєстровано 863 звернення громадян, на їх виконання надано 233 відповіді, видано:

• 160 витягів з рішень виконкому;
• 313 витягів з рішень сесії.

        

Найбільша частка заяв надійшла на опрацювання до:

• Земельного відділу міської ради –        351 заява   -        41 %;
• УЖКГ міської ради -        226 заяв     -        26 %;
• ССДСМ міської ради -        132 заяви   -        15 %
• Управління містобудування та

архітектури міської ради та виконкому        -        74 заяви     -        9 %.

 

Як видно з аналізу, земельне питання і надалі є актуальним серед громадян.

 

Аналіз стану виконання документів засвідчує, що переважна більшість з них виконується у визначені терміни. Але трапляються випадки порушення термінів виконання документів.

Слід звернути увагу керівників структурних підрозділів апарату міської ради та виконкому на недостатній рівень підготовки розпоряджень міського голови, на якість підготовки окремих інформацій про хід виконання документів вищих органів влади, а саме повне та якісне висвітлення інформації, не допущення орфографічних помилок, підготовка документів відповідно до Інструкції з діловодства тощо. Мають місце і формальні відписки, що породжує повторні листи та заяви.

Проблемою залишається приведення у відповідність бланків: виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, структурного підрозділу, до Інструкції з діловодства, затвердженої рішенням 11 сесії 7 скликання від 15.12.2016р. № 305.

Стан виконавської дисципліни у апараті Могилів-Подільської міської ради та її виконавчих органів за І півріччя 2018 року можна визнати в цілому задовільним.