ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням 64 сесії міської ради
8 скликання від 19.12.2025 року №1589
П О Л О Ж Е Н Н Я
про загальний відділ апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому
(нова редакція)
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Загальний відділ апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому є структурним підрозділом апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому (далі – відділ), що утворюється за рішенням Могилів-Подільської міської ради Вінницької області, відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
Відділ підзвітний та підконтрольний Могилів-Подільській міській раді Вінницької області, підпорядкований виконавчому комітету Могилів-Подільської міської ради, Могилів-Подільському міському голові та першому заступнику міського голови.
1.2. Відділ утворюється для чіткої організації роботи з діловодства в Могилів-Подільській міській раді та її виконавчому комітеті.
1.3. Структура і штати відділу затверджуються рішенням Могилів-Подільської міської ради Вінницької області за пропозицією Могилів-Подільського міського голови.
1.4. У своїй діяльності відділ керується чинним законодавством України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Вінницької обласної державної адміністрації, рішеннями Вінницької обласної Ради та Могилів-Подільської міської ради, розпорядженнями Могилів-Подільського міського голови, Єдиної державної системи діловодства і державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, регламентом Могилів-Подільської міської ради Могилів-Подільського району Вінницької області, регламентом виконавчого комітету та виконавчих органів Могилів-Подільської міської ради, цим Положенням та іншими нормативними актами.
1.5. Відділ, в установленому законодавством порядку та у межах покладених на нього завдань, взаємодіє з відділами виконавчого комітету та виконавчими органами Могилів-Подільської міської ради, а також підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Могилів-Подільської міської ради.
1.6. Робота відділу планується у відповідності до плану роботи Могилів-Подільської міської ради та її виконавчого комітету.
1.7. Відділ має печатку із своїм найменуванням.
1.8. Повна назва відділу – загальний відділ апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому.
1.9. Скорочена назва відділу – загальний відділ.
1.10. Відділ не є юридичною особою.
ІІ. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ І ФУНКЦІЇ
2.1. Документування діяльності Могилів-Подільської міської ради та її виконавчого комітету.
2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради відповідно до чинних правил:
складає номенклатуру справ виконавчого комітету та структурних підрозділів Могилів-Подільської міської ради без статусу юридичної особи;
здійснює прийом, реєстрацію, облік, сканування, розмноження, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук вхідних документів, зовнішньої електронної кореспонденції (в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), видачу інформації стосовно їх проходження;
попередньо опрацьовує звернення юридичних та фізичних осіб та передає їх для розгляду керівництву Могилів-Подільської міської ради та її виконавчого комітету.
здійснює реєстрацію вихідних документів, відправлення вихідної кореспонденції поштовим зв’язком, електронним зв’язком та через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
2.3. Організація діловодства з обліку документів з грифом «Для службового користування» у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради без статусу юридичної особи:
реєстрація вхідних та вихідних документів з грифом «ДСК», зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», контроль за дотриманням вимог роботи з такою кореспонденцією.
2.4. Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради:
здійснює прийом, реєстрацію, облік, сканування, розмноження, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук звернень, заяв (скарг) громадян, видачу інформації стосовно їх проходження;
здійснює реєстрацію відповідей на звернення, заяви (скарги) громадян їх відправлення поштовим чи електронним зв’язком.
2.5. Участь у розробленні нормативно-правових актів:
розробляє Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради.
розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
2.6. Здійснення контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних
органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови Вінницької обласної державної адміністрації та Могилів-Подільського міського голови, рішень Вінницької обласної Ради:
забезпечує технічний контроль за строками проходження і виконання документів у Могилів-Подільській міській раді та її виконавчому комітеті;
перевіряє стан їх виконання та своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від відділів виконавчого комітету та виконавчих органів Могилів-Подільської міської ради;
аналізує причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і вносить пропозиції щодо їх усунення.
2.7. Реєстрація розпоряджень міського голови з основної діяльності та засвідчення їх паперових копій.
2.8. Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, рішень сесій Могилів-Подільської міської ради Вінницької області та виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради з питань, що належать до компетенції відділу.
2.9. Надсилання паперових копій рішень (витягів) засідань виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради, згідно списку розсилки та їх засвідчення.
2.10. Облік, перевірка наявності та організація знищення (в разі необхідності) печаток і штампів у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради без статусу юридичної особи.
2.11. Організація передачі та прийому інформації за допомогою поштового зв’язку, наявних каналів електронного зв’язку, в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
2.12. Ведення архівної справи у виконавчому комітеті Могилів-Подільської міської ради та її виконавчих органах без статусу юридичної особи:
забезпечує належне зберігання протоколів сесій Могилів-Подільської міської ради Вінницької області та виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради, розпоряджень Могилів-Подільського міського голови з основної діяльності та інших службових документів;
видає, за клопотанням зацікавлених установ, організацій чи окремих осіб, з дозволу керівництва, копії з архівних документів;
надає засвідчені копії документів, що виготовлені у Могилів-Подільській міській раді та її виконавчому комітеті, за вказівкою керівництва;
бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ Могилів-Подільської міської ради.
2.13. Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства відділами виконавчого комітету та виконавчими органами Могилів-Подільської міської ради.
2.14. Розробка, на основі аналізу, і впровадження заходів, спрямованих на вдосконалення роботи по організації діловодства в Могилів-Подільській міській раді та її виконавчому комітеті.
2.15. Ведення обліку, збереження та списання матеріальних цінностей у відділах виконавчого комітету та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради без статусу юридичної особи:
готує акти на списання, за необхідності, проводить необхідні дії для утилізації, матеріальних цінностей.
2.16. Матеріально-технічне забезпечення працівників виконавчого комітету та виконавчих органів Могилів-Подільської міської ради без статусу юридичної особи:
здійснення необхідних дій для придбання канцелярських товарів, друкованої продукції, господарчих товарів;
готує акти на списання придбаних товарів.
2.17. Забезпечення належного функціонування будівлі (внутрішньо- будинкових мереж), чистоту та належний санітарний стан установи:
прибирання службових приміщень;
слідкує за справністю сантехнічного обладнання, внутрішньо- будинкових мереж тощо;
організовує безперебійне функціонування освітлення, опалення, водопостачання, каналізації та прибирання сміття.
веде облік та звітність по використанню електроенергії, води та тепла.
2.18. Забезпечення охорони приміщень і прилеглої території Могилів-Подільської міської ради та її виконавчого комітету:
забезпечує пропускний режим в приміщення;
забезпечує охорону приміщень і прилеглої території в нічний час та неробочі (святкові) дні.
2.19. Виконує інші функції, що пов’язані із покладеними на відділ завданнями.
ІІІ. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО
3.1. Здійснювати контроль за дотриманням Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради в частині питань, що стосуються його компетенції.
3.2. Вивчати стан діловодства та здійснювати перевірку з виконання документів у відділах виконавчого комітету та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами та вчасного виконання контрольних документів.
3.3. Одержувати від відділів виконавчого комітету та виконавчих органів Могилів-Подільської міської ради письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів з контрольними термінами.
3.4. Виносити на розгляд засідань виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради, сесії Могилів-Подільської міської ради Вінницької області рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.
3.5. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
3.6. Одержувати, в установленому порядку, від відділів виконавчого комітету та виконавчих органів Могилів-Подільської міської ради необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.
3.7. Використовувати існуючі систему зв’язку і комунікації.
3.8. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради та внесення змін до них.
3.9. Вимагати від працівників виконавчого комітету та виконавчих органах Могилів-Подільської міської ради:
дотримання належних санітарних норм у приміщеннях виконкому та правил протипожежної безпеки;
дбайливого відношення до використання інвентарю, оргтехніки, що знаходяться в приміщенні міської ради та виконкому;
економного та раціонального використання електричної, теплової енергії та водовикористання.
ІV. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
4.1. Відділ очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує працівник відділу на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.
4.2. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови.
4.3. Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.
4.4. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до плану відділу, які погоджуються керуючим справами, а у разі його відсутності першому заступнику міського голови або відповідно до розпорядження міського голови на кого покладені повноваження.
4.5. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.
4.6. Відділ взаємодіє із іншими відділами виконавчого комітету та виконавчими органами Могилів-Подільської міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, підтверджені відповідним чином.
4.7. Підготовлені відділом матеріали доповідаються керуючому справами виконавчого комітету, а у разі його відсутності першому заступнику міського голови або відповідно до розпорядження міського голови на кого покладені повноваження, і використовуються згідно з його розпорядженням.
4.8. Всі працівники відділу є взаємозамінні.
V. ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВИЙ СТАТУС НАЧАЛЬНИКА ЗАГАЛЬНОГО ВІДДІЛУ
5.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.
5.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, Інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
5.3. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і персонально відповідає за належну організацію роботи, за своєчасне і якісне виконання покладених на відділ завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників відділу.
5.4. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності їх праці. Сприяє підвищенню їх ділової кваліфікації.
5.5. Розробляє і вносить на затвердження Могилів-Подільському міському голові посадові інструкції працівників відділу.
5.6. Забезпечує виконання плану роботи Могилів-Подільської міської ради та її виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.
5.7. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
5.8. Координує взаємодію відділу з відділами виконавчого комітету та виконавчими органами Могилів-Подільської міської ради.
5.9. Бере участь у засіданнях сесій Могилів-Подільської міської ради Вінницької області, виконавчого комітету Могилів-Подільської міської ради, нарадах Могилів-Подільського міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу.
5.10. Підписує та засвідчує згідно з оригіналом документи в межах своєї компетенції.
5.11. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.
5.12. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
VI. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ
6.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдання, функцій відділу, передбачених цим Положенням.
6.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних із прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.
VІІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ ВІДДІЛУ
7.1. Працівники відділу несуть відповідальність, встановлену законодавством України, за несвоєчасне та неналежне виконання функцій та завдань, покладених на відділ, у межах і порядку, визначених чинним законодавством, цим Положенням та посадовими інструкціями, а також за порушення внутрішнього трудового розпорядку та недотримання вимог Інструкцій з охорони праці та пожежної безпеки.
Секретар міської ради Тетяна БОРИСОВА
