Загальний відділ - Положення

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням 14 сесії міської ради

8 скликання від 23.12.2021 року №429

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ апарату Могилів-Подільської
міської ради та виконкому

 

І. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ

1.1. Загальний відділ апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому є структурним підрозділом апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому і безпосередньо підпорядковується міському голові, а відповідно до розподілу функціональних обов'язків між керівництвом міської ради - керуючому справами виконкому.

1.2. Загальний відділ апарату Могилів-Подільської міської ради та виконкому (надалі – відділ) утворюється для чіткої організації роботи з діловодства в Могилів-Подільській міській раді та її виконавчому комітеті.

1.3. Структура і штати відділу затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

1.4. У своїй діяльності відділ керується чинним законодавством, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями обласної Ради та Могилів-Подільської міської ради, розпорядженнями міського голови, Єдиної державної системи діловодства і державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, регламентом Могилів-Подільської міської ради, регламентом виконкому Могилів-Подільської міської ради та цим Положенням.

1.5. Відділ, в установленому законодавством порядку та у межах покладених на нього завдань, взаємодіє з іншими структурними підрозділами міської ради та виконкому, а також підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Могилів-Подільської міської ради.

1.6. Робота відділу планується у відповідності до плану роботи міської ради та виконкому.

1.7. Відділ має печатку із своїм найменуванням.

 

ІІ. ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ ВІДДІЛУ Є:

2.1. Документування діяльності міської ради та виконавчого комітету.

2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у міській раді та виконавчому комітеті відповідно до чинних правил.

2.3. Ведення обліку документів з грифом «Для службового користування» в апараті Могилів-Подільської міської ради та виконавчому комітеті.

2.4. Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.

2.5. Участь у розробленні нормативно-правових актів.

2.6. Здійснення контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та міського голови, рішень обласної, міської ради та виконавчого комітету, а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

2.7. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання документів у міській раді та виконавчому комітеті. Інформування міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами міської ради та виконкому.

2.8. Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства управлінням, відділам, службам міської ради та виконкому.

2.9. Розробка, на основі аналізу і впровадження заходів, спрямованих на вдосконалення роботи по організації діловодства в міській раді та виконавчому комітеті.

2.10. Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції відділу.

2.11. Надсилання копій рішень (витягів) засідань виконавчого комітету.

2.12. Облік печаток і штампів, які використовуються в структурних підрозділах виконкому та міської ради.

2.13. Організація передачі та прийому інформації за допомогою наявних каналів електронного зв’язку, в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

2.14. Обслуговування комп’ютерних мереж та систем.

2.15. Ведення архівної справи у виконавчому комітеті міської ради.

2.16. Ведення обліку, збереження та списання матеріальних цінностей у відділах та управліннях апарату міської ради та виконкому.

2.17. Матеріально-технічне забезпечення працівників міської ради та виконкому.

2.18. Забезпечення належного функціонування будівлі (внутрішньо- будинкових мереж), чистоту та належний санітарний стан установи.

2.19. Забезпечення охорони приміщень і прилеглої території Могилів-Подільської міської ради та виконавчого комітету.

 

III. ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ ВІДДІЛ:

Виконує такі функції:

3.1. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, сканування, розмноження, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук вхідних документів, зовнішньої електронної кореспонденції (в т.ч. через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), видачу інформації стосовно їх проходження.

3.2. Попередньо розглядає, відбирає документи для передачі керівництву міської ради та виконкому.

3.3. Здійснює реєстрацію вихідних документів, відправлення вихідної кореспонденції, в т.ч. електронним зв’язком та через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

3.4. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, сканування, розмноження, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук звернень, заяв (скарг) громадян, видачу інформації стосовно їх проходження.

3.5. Здійснює реєстрацію відповідей на звернення, заяви (скарги) громадян їх відправлення, в т.ч. електронним зв’язком.

3.6. Складає план контролю з організації виконання контрольних документів вищих органів виконавчої влади, перевіряє стан їх виконання та своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів міської ради та виконкому.

3.7. Здійснює реєстрацію розпоряджень міського голови з основної діяльності.

3.8. Завіряє копії розпоряджень міського голови, рішень засідань виконавчого комітету, листів, які пройшли реєстрацію в загальному відділі, засвідчує їх печаткою загального відділу.

3.9. Здійснює надсилання копій рішень засідань виконавчого комітету, згідно списку розсилки.

3.10. Веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», а також контролює дотримання вимог роботи з такою кореспонденцією.

3.11. Веде інформаційно-довідкову роботу з документами.

3.12. Розробляє Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті міської ради та її структурних підрозділах.

3.13. Розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.

3.14. Складає номенклатуру справ виконавчого комітету міської ради та її структурних підрозділів.

3.15. Веде облік, перевіряє наявність та організовує знищення (в разі необхідності) печаток і штампів, які використовуються в структурних підрозділах виконкому та структурних підрозділах міської ради без статусу юридичної особи.

3.16. Забезпечує належне зберігання протоколів сесій міської ради та виконкому, розпоряджень міського голови та інших службових документів.

3.17. Видає, за клопотанням зацікавлених установ, організацій чи окремих осіб, з дозволу керівництва, копії з архівних документів.

3.18. Надає завірені копії документів, що виготовлені у міській раді та виконкомі, за вказівкою керівництва.

 

3.19. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.

3.20. Забезпечує працездатний стан комп’ютерної техніки, локальної обчислювальної мережі, операційних систем, системного і прикладного програмного забезпечення.

3.21. Забезпечує функціонування систем ведення баз даних, електронної пошти, вузла мережі Internet та офіційного вебсайту Могилів-Подільської міської ради.

3.22. Готує акти на списання, за необхідності, проводить необхідні дії для утилізації, матеріальних цінностей у відділах та управліннях апарату міської ради та виконкому.

3.23. Здійснює необхідні дії для придбання канцелярських товарів, друкованої продукції, господарчих товарів, комп’ютерної та оргтехніки.

3.24. Слідкує за належним функціонуванням будівлі, сантехнічного обладнання, внутрішньобудинкових мереж, прибиранням та чистотою службових приміщень, тощо.

3.25. Веде облік та звітність по використанню електроенергії, води та тепла.

3.26. Забезпечує пропускний режим в приміщення Могилів-Подільської міської ради та виконавчого комітету.

3.27. Забезпечує охорону приміщень і прилеглої території Могилів-Подільської міської ради та виконавчого комітету в нічний час та неробочі (святкові) дні.

3.28. Виконує інші функції, що пов’язані із покладеними на відділ завданнями.

 

IV. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО

4.1. Здійснювати контроль за дотриманням Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради та її структурних підрозділах, відділами, управліннями, службами в частині питань, що стосуються його компетенції.

4.2. Вивчати стан діловодства та здійснювати перевірку з виконання документів в структурних підрозділах міської ради та виконкому, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами та вчасного виконання контрольних документів.

4.3. Одержувати від структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання контрольних документів.

4.4. Виносити на розгляд виконавчого комітету міської ради, сесії міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.

4.5. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.6. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.7. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

4.8. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.

 

V. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ

5.1. Загальний відділ міської ради очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує працівник відділу на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови.

5.3. Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до плану відділу, які погоджуються керуючим справами.

5.5. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.

5.6. Відділ взаємодіє із іншими управліннями, відділами, службами міської ради та виконкому, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, підтверджені відповідним чином.

5.7. Підготовлені відділом матеріали доповідаються керуючому справами виконавчого комітету і використовуються згідно з його розпорядженням.

5.8. Всі працівники відділу є взаємозамінні.

 

VI. ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВИЙ СТАТУС НАЧАЛЬНИКА ЗАГАЛЬНОГО ВІДДІЛУ

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, Інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.3. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і

персонально відповідає за належну організацію роботи, за своєчасне і якісне виконання покладених на відділ завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників відділу.

6.4. Визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності їх праці. Сприяє підвищенню їх ділової кваліфікації.

6.5. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.

6.6. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.

6.7. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.8. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради та виконкому.

6.9. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу.

6.10. Підписує та завіряє згідно оригіналу документи в межах своєї компетенції.

6.11. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.

6.12. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.

 

VII. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдання, функцій відділу, передбачених цим Положенням.

7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних із прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

 

VІІІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ВІДДІЛУ

8.1. Працівники відділу несуть відповідальність, встановлену законодавством України, за несвоєчасне та неналежне виконання функцій та завдань, покладених на відділ, у межах і порядку, визначених чинним законодавством, цим Положенням та посадовими інструкціями, а також за порушення внутрішнього трудового розпорядку та недотримання вимог Інструкцій з охорони праці та пожежної безпеки.

 

Секретар міської ради                                                    Тетяна БОРИСОВА